紙ファイルの整理術と書類の並べ方、分類

袋ファイルを表現した画像

紙ファイルの整理術と書類の並べ方、分類


紙ファイルの整理術として、袋ファイルを使う方法を紹介します。

袋ファイルを使ったファイリングは、関連する資料や書類ごとに袋に入れ、表にタイトルなどを書いておくだけでできます。

ただ、いくつかコツがあり、まずは、袋は角形2号封筒を使うようにしましょう。
角形2号封筒は事務用の大型封筒としてはいちばんよく使われているサイズです。
A4判のビジネス文書が余裕で入るA4ファイルサイズなので、資料などが楽に整理できます。

次に、タイトルはオモテ面の右端に縦に書きましょう。
オモテ面の右端は立てて置いたときにいちばん見やすい位置だからです。
ここにタイトルを書いておくと、探しやすく見つけやすくなります。
タイトルとともに、封筒にまとめた年月日も書いておくと後でいろいろ便利です。

タイトルのつけ方は、最初に頭に浮かんだものをつけるのがいいとされています。
後で探すときにタイトルを思い出そうとすると、やはり最初に頭に浮かんだタイトルが思い出されるためです。


あとは探しやすさ、見つけやすさを考えると、袋ファイルの並べ方に注意が必要です。
ただ、どの並べ方が仕事の効率を上げるかは仕事の内容にもよるので、一概には言えません。
そこで下記にいくつかの並べ方と特徴を紹介します。

・分類による並べ方
仕事が体系的に、組み立てられている人に向いています。
たとえば、会社で税金の申告を担当している人などは、税金の種類ごとに法人税、源泉所得税、消費税などと分類されていると、わかりやすいでしょう。
消費税の分類をさらに仕入れ、売上げなどと細かく分類することも可能です。

・時間順による並べ方
たとえば資料を取り出して使ったときに、必ずいちばん端に戻すようにします。
そうすると、資料が最近使ったものから純に、すなわち時間順で並ぶわけです。

これを毎回続けると、次第に使用頻度が高い順に並ぶようになり、多数の資料があっても見つけやすく、取り出しやすくなります。
ですから、複数の仕事を同時並行で抱えている人、たとえば、企画部門で複数のプロジェクトを担当している人や、多数の部下を持つ管理職などに効果的と言えるでしょう。

・50音順による並べ方
50音順は並び方が明確にわかっているので、探す対象がはっきりしているときは最も速く見つけ出せます。

たとえば、ルートセールスの仕事を担当している人なら、顧客の名前順にファイルを並べておくと便利です。
問い合わせがあったときなども、即座に目的のファイルを取り出せます。

これらを参考にして、自分の仕事に合った並べ方を見つけてみてください。


また、袋ファイルによる整理術を利用して、パソコンの中のデータをプリントアウトして袋ファイルに入れるという方法をする人もいるかもしれませんが、それは大変手間がかかり、資源も消費するためおすすめできません。
パソコンの中身は、パソコンの中身として整理することを考えましょう。

パソコンの中にデータがあれば、エクスプローラからの検索機能で探すこともできますし、削除していない限り、目的ファイルが見つからないケースは少なくなっています。

ふたんの使いやすさから考えると、整理の基本はフォルダです。
紙でいえば袋ファイルにあたるものです。

まず、マイドキュメントフォルダの中に新しいフォルダを作成し、その中にファイルを入れていきましょう。
このとき、エクスプローラバーにフォルダを表示しておくと便利です。

画面左側でフォルダの一覧を確認しながら、ファイルの移動やコピーを行うことができます。
このように、ファイルがフォルダで整理してあれば、バックアップをとるときもフォルダごとできるので簡単です。

すでに仕事別などのフォルダを切ってある場合は、そこにノート情報やデータ情報を整理してもかまいません。
ただし、紙の情報を整理した袋ファイルとのリンクには注意が必要です。

袋ファイルとパソコンのフォルダに同じ内容のものがある場合は、タイトルも同じにしておきます。
すべてのノート情報とデータ情報を見たいときは、袋ファイルとパソコンのフォルダ両方を見るようにするわけです。

もし、フォルダの数が増えすぎてマイドキュメントが見にくくなったときは、「ノートとデータ」などの名前で新しいフォルダをつくるといいでしょう。

日常の仕事でよく使うフォルダは残し、保存用のノートとデータのフォルダを新しいフォルダに移動して、サブフォルダにすれば見やすくなります。


書類分類の方法、ファイリングの種類

ファイリングの種類は主に、「バーチカルファイリング」・「簿冊式ファイリング」・「ボックスファイリング」の3つが普及しています。
それぞれのファイリング方法と特徴は下記

バーチカルファイリング
・ファイリング方法
フォルダーに書類を挟み込んで管理
フォルダーは引き出し式の什器に保管

・利点
穴あけの必要がない
書類の厚さによるスペースのムダがない

・欠点
書類を紛失しやすい
目より高い位置に収納できない
長期保管に向かない

簿冊式ファイリング
・ファイリング方法
2穴式のバインダーに綴じて管理

・利点
書類を紛失しにくい
順番が狂いにくい
見出しが見やすい
ファイルが頑丈で再利用性に優れる

・欠点
穴あけ作業が必要
書類が少なくても1冊分のスペースを取る

ボックスファイリング
・ファイリング方法
フォルダをボックスに入れて管理

・利点
目より高い位置にも配置できる
見出しの一覧性がある
持ち運びしやすい

・欠点
書類が少なくてもボックス1つ分のスペースを取る
フォルダとボックスの2つを用意する必要がある


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